Stellen Sie sich vor, ein Kollege fragt Sie, ob Sie den Vorsitz in einem neuen Ausschuss übernehmen können, der gerade gegründet wird. Ohne kurz zu überlegen, sind die ersten Worte, die Ihnen über die Lippen gehen: „Klar. Sehr gerne.“ Und schon stapeln sich die E-Mails in Ihrem Posteingang und die vielen Termine in Ihrem Kalender. Plötzlich merken Sie, dass Sie sich verzettelt haben. Sie wissen, dass Sie „Nein“ sagen müssen, nachdem Sie „Ja“ gesagt haben, aber Sie zögern, sich aus der Verpflichtung zu lösen, nachdem Sie bereits Ihr Wort gegeben haben.

„Nein“ zu sagen ist nie leicht, aber es ist besonders schwierig, wenn man bereits zu einer Verpflichtung „Ja“ gesagt hat. Vielleicht befürchten Sie, dass Sie durch einen Rückzieher Brücken brechen, als zu locker oder unzuverlässig wahrgenommen werden oder als schlechter Teamplayer. Diese Ängste werden bei „sensiblen Aufstrebenden“ – hochsensiblen Leistungsträgern – noch verstärkt, die dazu neigen, Situationen zu sehr zu durchdenken und denen es schwer fällt, Grenzen zu setzen.

Wenn Sie das nachvollziehen können, dann ist der Gedanke, dass Sie Ihre Zustimmung zurückziehen und die Enttäuschung oder den Ärger einer anderen Person über Sie ertragen müssen, vielleicht zu viel. Diese Reaktion ist schlüssig, da Studien zeigen, dass das Gehirn keinen Unterschied zwischen möglicher sozialer Ablehnung und körperlichem Schmerz macht. Stattdessen beißt man die Zähne zusammen und zieht die Verpflichtung durch – manchmal auf Kosten des eigenen Wohlbefindens, was nach hinten losgeht. Das führt nicht nur zu übermäßigem Stress für Sie selbst, sondern andere können auch spüren, dass Sie abgelenkt, überfordert oder verärgert sind.

Unabhängig davon, ob Sie sich selbst überbucht, einen Konflikt haben oder aus anderen Gründen nicht an einem Projekt teilnehmen können oder möchten, ist es wichtig, die Zusage ordnungsgemäß zurückziehen. Auf diese Weise bleiben Ihr Ruf und Ihre Beziehungen intakt. Hier erfahren Sie, wie Sie mit Taktgefühl und Professionalität „Nein“ sagen können, nachdem Sie bereits „Ja“ gesagt haben.

Berücksichtigen Sie die Kosten.

Bevor Sie die Nachricht übermitteln, sollten Sie sich vergewissern, dass ein Rückzieher tatsächlich die richtige Entscheidung ist. Berücksichtigen Sie die Verkaufschancenkosten. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben einer neuen Initiative Ihres Chefs zugestimmt, aber jetzt haben Sie Zweifel, ob Sie teilnehmen sollen. Bewerten Sie, wie wichtig das Projekt für die wichtigsten geschäftlichen Prioritäten ist. Wenn die Initiative Ihnen die Möglichkeit gibt, andere Bereiche des Unternehmens kennen zu lernen, soziales Kapital aufzubauen oder neue Fähigkeiten zu erwerben, dann kann sich das von Ihnen zu erbringende Opfer lohnen. Wenn jedoch die Kosten den Nutzen überwiegen (z. B. die Auswirkungen auf Ihr Privatleben oder Ihre laufenden Projekte), dann ist ein Rückzieher besser.

Wechseln Sie die Perspektive.

Wenn Sie Angst haben, dass Sie unverantwortlich erscheinen, wenn Sie „Nein“ sagen, nachdem Sie bereits „Ja“ gesagt haben, sollten Sie sich eingestehen, dass es egoistisch und unangemessen wäre, die Aufgabe weiter zu verfolgen, wenn Sie wissen, dass Sie sie nicht erledigen können. Sie haben vielleicht das Gefühl, dass Sie großzügig und hilfreich sind, wenn Sie zustimmen, aber wenn Sie Ihre Versprechen nicht einhalten können, ist das kein Rezept für hohe Leistung, persönliches Glück oder starke Beziehungen. Beachten Sie außerdem die positiven Eigenschaften, die Sie aufzeigen, wenn Sie die Zusage ordnungsgemäß zurückziehen. Sie sind ein Beispiel für gute Prioritätensetzung, Zeitmanagement und transparente Kommunikation – dies sind Eigenschaften einer starken Führungspersönlichkeit.

Seien Sie diplomatisch, aber wahrheitsgemäß.

Wenn es an der Zeit ist, Ihre Nachricht zu übermitteln, seien Sie selbstbewusst und klar, ohne zu viel zu erklären. Mit anderen Worten: Seien Sie direkt, rücksichtsvoll und vor allem ehrlich. Wenn Sie sich beispielsweise aus dem Ausschuss Ihres Freundes zurückziehen, könnten Sie Folgendes sagen: „Als ich letzten Monat zustimmte, dem Ausschuss beizutreten, war ich der festen Überzeugung, dass ich über die nötige Bandbreite verfüge, um eine gute Arbeit zu leisten. Nach einem genaueren Blick in meinen Terminkalender habe ich festgestellt, dass ich mich selbst überfordert habe und dass es mehrere berufliche Verpflichtungen gibt, die sich nicht verschieben lassen. Das bedeutet, dass ich nicht in der Lage sein werde, als Vorsitzender beizutreten.“

Eine kurze Erklärung oder Begründung kann dazu beitragen, dass Ihr Widerruf besser aufgenommen wird. Sie könnten z. B. erklären: „Ich weiß, dass wir darüber gesprochen haben, dass ich den Ausschussvorsitz übernehme, aber als ich zugestimmt habe, habe ich nicht erwartet, dass mir ein großes Projekt auf der Arbeit zugewiesen wird. Aus diesem Grund muss ich ablehnen.“ Im Falle eines Rückziehers aus der Initiative könnten Sie Ihrem Chef mitteilen: „Ich habe meine Prioritäten überprüfen können und erkannt, dass dieses neue Projekt mich davon abhalten würde, zu meinen Hauptaufgaben auf höchster Ebene beizutragen. Das wäre nicht die richtige – oder beste – Entscheidung für mich oder das Team, also muss ich mein „Ja“ respektvoll in ein „Nein“ ändern.“

Bewahren Sie die Beziehung.

Es ist angemessen, sich zu entschuldigen und die Verantwortung für einen Fehler, ein Missverständnis oder eine einfache Überforderung zu übernehmen. Schließlich hat die andere Person auf Sie gezählt und möglicherweise Pläne für Ihre Teilnahme gemacht. Wenn Sie sich aus dem Ausschuss zurückziehen, könnten Sie sagen: „Ich entschuldige mich für jegliche Unannehmlichkeiten, die dies verursacht. Es bedeutet mir sehr viel, dass Sie bei dieser Gelegenheit an mich gedacht haben, und ich drücke Ihnen die Daumen, dass es ein Erfolg wird. Ich würde sehr gerne hören, wie alles vorangeht.“ Dankbarkeit auszudrücken und ein positiver Abschluss zeugen von Fürsorge und Mitgefühl.

Bieten Sie eine Alternative an.

Schlagen Sie einen andere Zeitachse vor oder verschieben Sie den Termin, wenn Sie wirklich helfen wollen. Verschieben Sie es und halten Sie sich die Tür offen, um in Zukunft zusagen zu können, indem Sie sagen: „Nachdem ich meinen Zeitplan überdacht habe, muss ich meine Entscheidung ändern und diese Einladung jetzt ablehnen. Aber bitte behalten Sie mich für die Zukunft im Hinterkopf. Würden Sie sich in ein paar Monaten wieder melden?“

Sie können auch vermeiden, die Person im Stich zu lassen, indem Sie eine Alternative vorschlagen. Vielleicht bieten Sie der Person an, ihr einen Kollegen vorzustellen, der ihr helfen kann, oder einen Auftragnehmer, den sie beauftragen könnte. Vielleicht leiten Sie die Person an eine Ressource weiter, die ihr helfen kann, z. B. eine Community, einen Podcast oder Schulungsmaterial, das ihren Bedürfnissen entspricht oder ihr Problem lösen kann.

Lernen Sie daraus.

Es macht keinen Spaß und ist auch nicht angenehm, Verpflichtungen nicht einzuhalten, aber es kann eine wertvolle Lektion sein und ein Anstoß, um die Neigung zu überwinden, anderen Menschen zu gefallen, die Sie vielleicht daran hindert, erfolgreicher zu sein. Nutzen Sie dies als Lernchance, um ein größeres Urteilsvermögen darüber aufzubauen, was Sie in Zukunft zustimmen, oder nicht zustimmen, zu tun. Versuchen Sie in Zukunft, nur Gelegenheiten wahrzunehmen, die Sie begeistern und für die Sie Raum haben.

Auch wenn Sie noch so umsichtig sind, kann es vorkommen, dass Sie eine einmal gegebene Zusage zurücknehmen oder Ihre Meinung ändern müssen. Machen Sie es sich nicht zur Gewohnheit und gehen Sie die Situation mit Feingefühl und Rücksicht an, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Quelle: Harvard Business Review mit Melody Wilding