Wie viele Andere, die kürzlich ihren Arbeitsplatz gewechselt haben, hat Dave Nobles seine neue Aufgabe ohne Feierlichkeiten angetreten. Der Einstieg bei Microsoft war ein Karriereschwenk nach Jahren in der Marine und dann in einem universitären Forschungszentrum, aber er wachte an jenem ersten Morgen auf und setzte sich zur Arbeit in dasselbe Heimbüro, in dem er die gesamte Pandemie verbracht hatte.

„Außer dem Computer, den ich benutze, und den Websites, auf die ich zugreife, hat sich nichts geändert“, sagt Nobles, der wollte, dass sein Schreibtisch an einen anderen Platz im Raum steht, als er bei Microsoft anfing, „nur damit sich die Erfahrung ein wenig anders anfühlt“.

Ganz allgemein fragte sich Nobles, wie er sich an seinen ersten Arbeitsplatz in der Geschäftswelt anpassen würde, wenn er nicht in der Lage war, persönlich mit Kollegen in Kontakt zu treten. „Ich war total nervös“, sagt Nobles, ein Direktor der digitalen Beratungsdienste. Würde ihm ein virtuelles Onboarding dabei helfen, ein echteres Gefühl der Zugehörigkeit in einer neuen Organisation zu entwickeln?

Diese Frage beschäftigt neue Mitarbeiter in allen Wirtschaftszweigen und auch die Arbeitgeber – und sie ist auch dann noch aktuell, wenn die Pandemie endet. Nach mehr als einem Jahr Fernarbeit für viele Mitarbeiter, gefolgt von der Einführung der COVID-19-Impfung, entwickelt sich das Onboarding zu einer weitgehend hybriden Angelegenheit – manchmal virtuell, manchmal persönlich und oft eine Mischung aus beidem.

Die Herausforderung besteht nach wie vor darin, neue Mitarbeiter an ein Unternehmen und seine Kultur zu gewöhnen, wenn die Teams seltener persönlich zusammenkommen. Die Erkenntnisse aus der Ära des Remote-Onboarding können Unternehmen dabei helfen, ihre Strategien für die Zukunft neu zu kalibrieren.

Seit Beginn der Pandemie sind mehr als 25.000 Mitarbeiter zu Microsoft gewechselt. Wie jedes Unternehmen ist auch Microsoft immer noch dabei, seine Praktiken anzupassen und neu zu justieren, während es herausfindet, was am besten funktioniert, wenn es um Remote- und Hybridarbeit geht, aber die Untersuchungen von Microsoft haben gezeigt, dass eine Schlüsselkomponente des Erfolgs ein laserartiger Fokus auf etwas Einfaches, ja sogar Offensichtliches ist: die täglichen Erfahrungen der Mitarbeiter.

Pflegen Sie die wichtigste Beziehung für neue Mitarbeiter: die Beziehung zu ihren Vorgesetzten

Die Pflicht, einem Remotemitarbeiter das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, obliegt hauptsächlich dem Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters. Während der Pandemie stellte Microsoft fest, dass neue Mitarbeiter stärker als je zuvor auf Vorgesetzte angewiesen waren.

Die Unternehmensleitung reagierte darauf, indem sie die Führungskräfte dazu ermutigte, den Einführungsprozess für jeden neuen Mitarbeiter individuell zu gestalten und sich viel Zeit für Einzelgespräche zu nehmen. Auch hier handelt es sich um einen scheinbar offensichtlichen Ansatz, der sich für Microsoft als äußerst effektiv erwiesen hat.

„Wir haben den Vorgesetzten vermittelt, wie wichtig es ist, frühzeitig und häufig Einzelgespräche mit ihren neuen Mitarbeitern zu führen“, sagt Dawn Klinghoffer, Leiterin der Abteilung People Analytics bei Microsoft. „Die Vorgesetzten nahmen das sehr ernst und boten Beratung an, um die Erwartungen an die Prioritäten der Arbeit anzupassen.

Klinghoffer und ihr Team haben untersucht, wie sich Remote-Arbeit auf die mehr als 150.000 Mitarbeiter von Microsoft ausgewirkt hat, wobei ein Schwerpunkt auf Neueinstellungen lag.

Eine wichtige Erkenntnis ihrer Forschung: Wenn Vorgesetzte eine aktive Rolle spielten, waren neue Mitarbeiter 3,5 Mal häufiger mit ihrer Einarbeitung zufrieden. Außerdem hatten sie 1,2-mal häufiger das Gefühl, dass sie zum Erfolg ihres Teams beitragen.

Den „organisatorischen Muskel“ stärken

Aber das Empfangskomitee muss über die Vorgesetzten hinausgehen. Neu eingestellte Mitarbeiter müssen ein starkes Supportnetzwerk unter ihren Kollegen aufbauen. Ein Onboarding-Buddy-Programm wie bei Microsoft, bei dem neuen Mitarbeitern ein erfahrener Mitarbeiter zur Seite gestellt wird, an den sie sich wenden können, um informelle Hilfe zu erhalten, ist unerlässlich.

„Jeder neue Mitarbeiter sollte einen Onboarding-Buddy haben“, sagt Priya Priyadarshini, General Manager für Mitarbeiter-Karriere und Entwicklung bei Microsoft. „Mitarbeiter, die effektive Onboarding-Buddies haben, sind zufriedener mit den Onboarding-Ressourcen, finden leichter den richtigen Ansprechpartner für ihre Fragen und haben das Gefühl, dass ihre Buddies ihnen helfen, ihre Netzwerke zu erweitern und in ihrer neuen Rolle produktiver zu werden.“

Microsoft hat beispielsweise herausgefunden, dass 56 Prozent der neuen Mitarbeiter, die sich in den ersten 90 Tagen mindestens einmal mit ihrem Onboarding-Buddy getroffen haben, angaben, dass ihr Kontakt ihnen geholfen hat, im Job schnell produktiv zu werden. Dieser Prozentsatz stieg auf 73 Prozent bei denjenigen, die sich zwei- bis dreimal mit ihrem Buddy trafen, 86 Prozent bei denjenigen, die vier- bis achtmal sprachen, und 97 Prozent bei denjenigen, die sich mehr als achtmal trafen.

Siobhan O’Mahony, Professorin für Innovation und Unternehmertum an der Boston University, ist der Meinung, dass die Entwicklung starker Bindungen zwischen Kollegen unerlässlich ist, um die „Qualität des kollektiven Denkens“ eines Unternehmens zu verbessern. Es bewahrt das transaktive Gedächtnis, das heißt „wer macht was“ – ein kollektives Verständnis davon, wie eine Organisation ihre Arbeit erledigt.

„Das ist der organisatorische Muskel, der im Moment wahrscheinlich schwächelt“, sagt O’Mahony und meint damit den Moment zwischen der Arbeit von zu Hause und der Rückkehr ins Büro.

Dieser wichtige organisatorische Muskel verkümmert und stirbt ohne menschliche Interaktion. Microsoft hat festgestellt, dass eine persönlichere Gestaltung der Einarbeitung zum Aufbau von Sozialkapital beiträgt, d. h. von Vorteilen, die sich aus Beziehungen zu anderen ergeben. Das Unternehmen berücksichtigt diese Lehren bei der Einführung eines flexiblen Arbeitsmodells. Nachdem die Pandemie kein großes Problem mehr darstellt, wird die Arbeit von zu Hause aus zumindest zeitweise zum Standard für die meisten Stellen bei Microsoft gehören.

Konzentration auf die Erfahrung der Mitarbeiter – auch auf die Details

Beim virtuellen Onboarding hat Microsoft nicht nur auf die großen, sondern auch auf die kleinen Dinge geachtet, z. B. dass neue Remote-Mitarbeiter ihre Hardware schon lange vor ihrem Arbeitsbeginn erhalten, damit sie genügend Zeit haben, ihre Heimarbeitsplätze einzurichten.

Aus der Software-Perspektive bietet Microsoft Teams Tools, mit denen sich die Teilnehmer während des virtuellen Onboardings – und in jeder Besprechung – besser verbunden fühlen. Dazu gehören Chat, Abstimmungen, Breakout-Sessions und der Together-Modus, der einen gemeinsamen virtuellen Raum schafft, in dem die Teilnehmer nicht durch Barrieren getrennt sind.

Zu Beginn des Onboarding-Prozesses leitet Microsoft Remote-Mitarbeiter an ein technisches Tool namens Microsoft Viva weiter, eine Plattform für Mitarbeitererfahrungen, die Kommunikation, Lernen, Ressourcen und Erkenntnisse zusammenführt. Es enthält ein Glossar mit unternehmensinternen Akronymen, ein praktisches Nachschlagewerk für neue Mitarbeiter.

Teilen Sie Ihre Vision – und Ihre Schwachstellen

Nobles, der neue Microsoft-Mitarbeiter, kam von der Johns Hopkins University Applied Physics Lab, einem Ort, den er liebte, zu dem Unternehmen. Er wusste, dass Microsoft eine starke Kultur hat, aber 2021 war eine schwierige Zeit für einen Jobwechsel, dachte er. Wie würde sich diese Kultur auf eine entfernte Umgebung übertragen? Könnte sie das?

Aber der Stress ging schnell vorbei. Nobles‘ Laptop kam einige Tage vor seinem Dienstantritt an, so dass er Zeit hatte, die Microsoft-Ressourcen zu erkunden und mit Teams persönliche Besprechungen zu vereinbaren.

Als ehemaliger Marineoffizier ist Nobles fasziniert von der Art und Weise, wie Organisationen eine Kultur aufbauen und Mitarbeiter inspirieren. Der Einführungsprozess betonte die Mission von Microsoft – jeden Menschen und jede Organisation auf der Welt zu befähigen, mehr zu erreichen – und das gefiel ihm. „Das konnte ich schon am dritten Tag an Bord sagen“, sagt er.

An seinem ersten Freitag im Amt nahm Nobles an einer virtuellen Yammer-Sitzung teil, in der Top-Führungskräfte über ihre Prozesse sprachen. Eine davon hat es Nobles besonders angetan, der von ihrer Verletzlichkeit beeindruckt war: „Sie lässt uns in ihre Welt eintauchen und zeigt uns, wie sie funktioniert. Sie waren in der Lage, einen wirklichen Kontext herzustellen“.

Nobles sagt, er habe immer wieder kleine Momente erlebt, in denen er sich zugehörig fühlte.

„Ich habe mich wirklich gut gefühlt, Fragen zu stellen, “ sagt er. „Es war überraschend persönlich. Die Verbindung war bedeutsam.“

Quelle: https://info.microsoft.com/ww-landing-worklab-newsletter-sign-up.html?lcid=en-us&wt.mc_id=AID_M365WorkLab_Corp_US_VivaInsights_Inspirationlibrary